Por que algumas empresas têm proibido o uso do WhatsApp no trabalho?

A tecnologia popular do público geral muitas vezes se transforma em escolha para uso profissional. Alguns exemplos são AOL Instant Messenger, iPhone e Facebook, que começaram como aplicativos e dispositivos de consumo e rapidamente ganharam espaço nos escritórios.

Mais recentemente, o WhatsApp, aplicativo de mensagens usado atualmente por 1,5 bilhão de pessoas em todo o mundo (e pertencente ao Facebook), tem percorrido o mesmo caminho.

Uma pesquisa recente da CCS Insights indica que o WhatsApp é o aplicativo móvel mais utilizado no local de trabalho, à frente de versões móveis de aplicativos de bate-papo criados para o ambiente corporativo, como Slack e Microsoft Teams. “É um dos aplicativos mais bem-sucedidos e populares que existe e que, naturalmente, irá transbordar para empresas”, disse Nick McQuire, vice-presidente de pesquisa corporativa da empresa.

Para o WhatsApp, as razões por trás de sua popularidade são simples: é gratuito, fácil de usar e familiar para um grande público, revela o Extra.

Mas os aplicativos populares não são necessariamente os aplicativos mais seguros, e os funcionários que adotam o software de mensagens aprovado pela empresa em favor de suas ferramentas preferidas podem criar dores de cabeça para o departamento de TI. Por sua natureza, os aplicativos para uso pessoal não têm recursos de gerenciamento central, como a capacidade de adicionar e remover participantes de um grupo e levantam a possibilidade de documentos confidenciais serem compartilhados externamente.

Como resultado, algumas empresas proibiram o uso do WhatsApp.

O uso por funcionários de uma ferramenta como o WhatsApp é frequentemente um desafio para grandes organizações, disse McQuire. “O WhatsApp tem mecanismos de criptografia, mas não há controle, governança, visibilidade e garantias suficientes que as empresas precisam. Isso é compreensível porque não é um serviço corporativo, mas esse é o problema que eles têm.”

Preocupações com a proteção de dados

Desde o seu lançamento, o WhatsApp se mostrou imensamente popular – levando a sua mega-aquisição pelo Facebook no valor US$ 19 bilhões.

Conforme o uso cresceu, o aplicativo apareceu com mais frequência em ambientes corporativos e em dispositivos móveis.

Apesar de algumas empresas adotarem o WhatsApp, uma crescente conscientização sobre os riscos de proteção de dados levou outras empresas a seguirem na direção oposta. Em alguns casos, proibiram o uso do app – além de outras ferramentas de uso pessoal.

O Deutsche Bank, da Alemanha, por exemplo, optou por banir o WhatsApp em 2017, uma vez que buscava melhorar os processos de conformidade. E no início deste ano, outra empresa alemã, a Continental, proibiu seus 240 mil funcionários de usar o WhatsApp para atender às novas regras do GDPR, citando preocupações quanto ao armazenamento dos contatos WhatsApp dos usuários nos servidores do Facebook.

Riscos de aplicativos

Embora a Continental tenha optado por uma proibição definitiva, a maioria das empresas é mais pragmática em sua abordagem, reconhecendo que tais decisões costumam ser difíceis de aplicar.

Uma pesquisa da Ovum mostrou que 38% dos entrevistados que forneceram um aplicativo de mensagens móveis autorizado pela empresa também permitiram as alternativas de uso, como o WhatsApp. Mas dois terços desse grupo disseram que “só fizeram isso porque era impossível bloqueá-los”.

Steve Palmucci, CIO da TiVo – marca norte-americana popular de gravador de vídeo digital -, argumentou que, como em qualquer organização, é inevitável que alguns funcionários usem uma ferramenta como o WhatsApp para mensagens. Essas comunicações não são um problema se estiverem limitadas a conversas pessoais. É quando os dados corporativos são compartilhados ou armazenados externamente sem o conhecimento da TI de que podem surgir problemas.

Parte da estratégia da TiVo tem sido implantar uma “solução robusta de MDM (mobile device management)” que abrange todos os dispositivos, sejam eles da empresa ou de propriedade de funcionários, disse Palmucci. “Temos salvaguardas adequadas para governar como os dispositivos são usados. Isso nos dá a capacidade de proteger os dados, limpar os dados em caso de perda de dispositivos ou de término de funcionários.”

A TiVo não usa seu software MDM para bloquear aplicativos móveis, uma medida que, segundo ele, seria vista como autoritária, considerando a força de trabalho mais leve da TiVo – embora isso fosse tecnicamente possível.

“Nós não controlamos os aplicativos que os usuários podem baixar em seus telefones – mesmo em telefones que fornecemos à base de usuários”, disse ele. Isso é verdade, até “na medida em que pode haver alguns usuários que estão se comunicando no WhatsApp com partes externas”.

Políticas corporativas e treinamento de pessoal são outra parte da estratégia da TiVo. “Temos uma política que aborda o uso desses tipos de aplicativos. Ela não lista o WhatsApp especificamente, mas aborda o uso de mecanismos de terceiros para compartilhar dados da empresa ou para se comunicar com pessoas de fora da empresa. Então, o que não controlamos pelas ferramentas que temos, tentamos limitar por política.”

Opções de aplicativos corporativos

Outra parte da abordagem da TiVo é fornecer aos funcionários uma variedade de ferramentas de mensagens prontas para dispositivos móveis que são mais adequadas para comunicações corporativas, incluindo Skype for Business, Slack e Zoom para videoconferência.

“Temos outros mecanismos para que os funcionários alcancem resultados semelhantes que são mais de classe empresarial, não necessariamente de consumo. Portanto, não é como se fosse uma necessidade não atendida. É mais uma questão de preferências das pessoas e também seu nível de conforto com uma certa ferramenta”, explica Palmucci.

De acordo com a pesquisa da Ovum, o Skype for Business é o aplicativo corporativo de mensagens móveis mais popular, embora uma variedade de startups também tenha como alvo o mercado. Essa lista inclui TeamWire, Wickr e Zinc.

Apesar da popularidade das ferramentas de bate-papo de equipe, como Slack e Microsoft Teams – que oferecem versões móveis para iOS e Android – elas não atendem às necessidades dos funcionários que preferem uma interface simples – especialmente os funcionários da linha de frente, disse Stacey Epstein, CEO da Zinc.

“Você não pode discutir com o quanto é importante ter comunicações em tempo real. Infelizmente, os aplicativos de comunicação que foram criados para o mundo da área de trabalho – como o Slack e o Microsoft Teams – foram criados para uma pessoa que está olhando para a tela do computador. Eles também são eficazes, mas quando você está no celular e está no seu telefone, fazer o login no Slack ou no Teams não é tão eficiente quanto usar algo como o WhatsApp. A experiência do usuário é super simples, super rápida; é tudo sobre comunicação em tempo real e todo mundo sabe como usá-lo”, afirma Epstein.

01/12/2018/

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